INTERPRETING GUIDE B06
番組通訳の予約・仮押さえについて
「いつまでに連絡すれば通訳者を押さえられますか？」とよく聞かれます。
実際には、締切日があるというより、日程が決まった時点で正式な手配が始まります。
「いつまでに連絡すればよいか」より、日程が決まった時点が大切です
番組通訳では、「1週間前までなら大丈夫」「3日前までなら必ず取れる」といった一律の締切を決めることはできません。通訳者にもそれぞれ予定があり、必要な言語・内容・専門性によって候補者も変わるからです。
そのため、通訳者を正式に押さえられるのは、基本的に日程と条件が決まり、正式にご依頼いただいた時点です。
早く相談することは大切です。ただし、「早く相談した＝その日をずっと確保できる」ではありません。
企画段階から候補日の空き状況を確認することはできます。一方で、日程が確定していないまま複数日を長期間押さえ続けることは、他案件との兼ね合いから難しくなります。
「空き状況の確認」と「正式な手配」は別です
空き状況を確認する
候補日が2日、3日ある段階でも、担当候補者がその日に空いているかを確認することはできます。
正式に手配する
日程・時間・内容が決まり、ご依頼が確定した段階で、その条件で担当者を正式に手配します。
たとえば「15日か16日ごろに専門家インタビュー」の場合
まだ15日か16日か決まっていない段階であれば、両日の担当候補者のスケジュールを確認することはできます。ただし、日程が決まるまで両日をずっと確保しておくことはできません。
候補日が2日ある場合の考え方
日程が決まるまでに、担当候補者へ別の依頼が入ることもあります
その場合は、別の担当候補者を探します。ですから、候補日の確認は無駄ではありませんが、「確認したから確保済み」とは考えず、日程が決まり次第できるだけ早くお知らせいただくのが確実です。
仮押さえは、条件と期間を決めて考えます
案件によっては、日程確定までの短い間だけ、担当候補者へ予定を確認しながら調整することがあります。ただし、仮押さえは正式予約とは違い、無期限に続けることはできません。
候補日が多い、決定時期が読めない、数週間先まで複数日を押さえたい、といった場合は、通訳者側の他案件にも影響するため、状況を見ながら個別に相談します。
候補日はできるだけ絞る
5日間すべてを候補にするより、可能性の高い1〜2日に絞れると担当候補者を確認しやすくなります。
決定予定日が分かれば伝える
「明日の夕方には決まる」「週明けに確定予定」など、判断時期が分かると調整しやすくなります。
時間帯もできるだけ具体的に
「午後」より「13時〜17時予定」の方が、前後の案件も含めてスケジュール判断がしやすくなります。
内容が変わったら更新する
専門家インタビューから街録へ変わる、拘束時間が延びるなど、条件変更があれば担当者選びも変わることがあります。
担当者は、日程だけでなく内容を見て選びます
「15日なら空いている人がいるから、その人で」という単純な決め方ではありません。専門家インタビューなのか、街録なのか、音楽家への取材なのか、スタジオ収録なのかによって、適する担当者は変わります。
そのため、候補日の確認をするときにも、分かる範囲で番組内容や対象者について教えていただけると、より現実的な候補者を確認できます。
日程が動いたら、できるだけ早くご連絡ください
番組制作では、取材対象者の都合、ロケ場所、天候、出演者スケジュールなどで日程が変わることがあります。変更自体は珍しくありません。
大切なのは、変更が分かった時点で早めに共有いただくことです。時間がずれるだけで対応できる場合もあれば、その担当者では難しく、別の候補者を探す必要がある場合もあります。
STEP 01
候補日を相談
現時点の内容・候補日を共有。
STEP 02
空き状況を確認
内容に合う担当候補へ確認。
STEP 03
日程決定
決まり次第すぐ連絡。
STEP 04
正式手配
条件を確認し担当者を確定。
まだ日程が決まっていなくても、相談して大丈夫です
「来週の火曜か水曜」「15日か16日の午後」「月末ごろ」といった段階でも構いません。分かる範囲でご相談いただければ、候補者の状況や、どこまで決まれば正式手配できるかをご案内します。
英語通訳をお願いしたいです。
専門家インタビューを15日か16日の午後で調整しています。
都内で、拘束は3時間程度の予定です。
まだ日程は確定していませんが、両日の担当候補者の空き状況を確認できますか？
明日の夕方には日程が決まる予定です。